- تعریف
- اهداف برنامهریزی سازمانی
- فرایند برنامهریزی سازمانی
- عوامل تاثیرگذار بر برنامهریزی سازمانی
- ابعاد برنامهریزی سازمانی
- چالش‌های برنامهریزی سازمانی
- نتیجه‌گیری
تعریف
برنامهریزی فرایندی است که در آن اقدامات و راه کارهای مناسبی برای دستیابی به اهداف مشخص، تعیین و سازماندهی می‌شوند.
برنامهریزی، تصمیم‌گیری از قبل درباره این است که چه کاری، چطور، توسط چه کسی و در چه زمانی باید انجام شود.
برنامهریزی مانند پلی بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم به آن برسیم است.
برنامهریزی اساسی‌ترین وظیفه در میان وظایف مدیریتی است. سایر وظایف مدیریتی یعنی سازماندهی، هدایت و کنترل اهدافی را دنبال می‌کنند که در فرایند برنامهریزی تهیه و تدوین شده است.
اهداف برنامهریزی سازمانی
- مدیریت و جبران عدم اطمینان و تغییرات
- تمرکز بیشتر بر اهداف و راه‌های دستیابی به آن
- افزایش منفعت اقتصادی و کاهش هزینه‌ها از طریق مقرون به صرفه کردن فعالیت‌ها
- تسهیل هماهنگی و کنترل
- شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای آینده
فرایند برنامهریزی سازمانی
از دیدگاه کونتز و دیگران در کتاب اصول مدیریت، برنامهریزی از ۸ مرحله تشکیل شده است:
-
آگاهی از فرصت‌ها
اگرچه این عمل باید قبل از برنامهریزی انجام شود و دقیقا جزو فرایند برنامهریزی محسوب نمی‌شود، ولی آگاهی از مسائل و فرصت‌ها نقطه شروع واقعی برنامهریزی است.
-
تعیین اهداف
مشخص کردن اهداف برای کل سازمان و تک تک واحدهای آن ضروری است. هرچه مدیران واحدها شناخت بهتری از اهداف سازمان داشته باشند بهتر می‌توانند با آن همراهی کنند.
-
مشخص کردن فرضیات
فرضیات برنامهریزی، تصورات ما از محیطی است که برنامهریزی در آن انجام خواهد شد. به طور مثال: چه حجمی از فروش امکان پذیر است؟ چه محصولی فروش بیشتری دارد؟
-
تشخیص راهکارهای مختلف
جست وجو و تشخیص راهکارهای مختلف به ویژه راه‌هایی که به راحتی و به سرعت قابل تشخیص نیستند از اهمیت بسزایی برخوردار است.
-
ارزیابی گزینه‌های مختلف
پس از مشخص شدن راهکارهای مختلف و بررسی نقاط قوت و ضعف هرکدام، باید ارتباط آن‌ها را با اهداف و فرضیات اولیه بسنجیم.
-
انتخاب یک گزینه
در آخر گزینه‌ای که مناسب‌تر است انتخاب می‌شود. گاهی مواقع مدیر با توجه به نتایج ارزیابی راهکارها می‌تواند دو یا سه راهکار را به عنوان راه حل انتخاب کند.
-
تنظیم برنامه‌های پشتیبانی
تقریبا همیشه به برنامه‌های پشتیبانی برای حمایت از برنامه اصلی نیاز است. برنامه‌های پشتیبانی باعث افزایش احتمال موفقیت اجرای برنامه اصلی می‌شوند.
-
تبدیل برنامه‌ها به ارقام به وسیله بودجه بندی
پس از اخذ تصمیم نهایی و تعیین برنامه، آخرین مرحله تبدیل آن‌ها به عدد و رقم است. در این مرحله پس از تخمین هزینه‌ها به هر فعالیت و اقدام، یک مبلغ مشخص تخصیص داده می‌شود.
عوامل تاثیرگذار بر برنامهریزی سازمانی
- عوامل فردی: مهارت‌ها، دانش و انگیزه مدیران و کارکنان می‌توانند بر برنامهریزی سازمانی تأثیر بگذارند. اگر مدیران و کارکنان مهارت‌ها و دانش لازم برای برنامهریزی موثر و انگیزه کافی برای اجرای برنامه‌ها را نداشته باشند، برنامهریزی سازمانی موفقیت‌آمیز نخواهد بود.
- عوامل سازمانی: ساختار، فرهنگ و فرآیندهای سازمان در برنامهریزی موثر هستند. اگر ساختار سازمانی مانع از همکاری و هماهنگی بین بخش‌ها شود یا اگر فرهنگ سازمانی تغییر را پذیرا نباشد، برنامهریزی سازمانی دشوار خواهد بود.
- عوامل محیطی: اقتصاد، سیاست و فناوری از عوامل مهم محیطی هستند. اگر اقتصاد در رکود باشد، اگر سیاست‌های دولتی مانع از فعالیت کسب و کار شود یا اگر فناوری‌های جدید کسب و کار را دشوار کند، برنامهریزی سازمانی با چالش مواجه خواهد شد.
ابعاد برنامهریزی سازمانی
-
سطح
سطح استراتژیک یا راهبردی (Strategic Level)
در این سطح، تصمیمات استراتژیک برای سازمان گرفته می‌شود و راهبردها و اهداف بلندمدت تعیین می‌شوند. مدیران سطح عالی سازمان، مانند مدیران اجرایی و هیئت مدیره، در این سطح فعالیت می‌کنند. آن‌ها مسئول تعیین جهت گیری کلی سازمان، اتخاذ تصمیمات استراتژیک و مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های استراتژیک هستند.
سطح تاکتیکی یا راهکاری (Tactical Level)
در این سطح، مدیران میانی و مسئولان واحدهای سازمانی فعالیت می‌کنند. آن‌ها مسئول تدوین و اجرای برنامه‌ها و اهداف میان‌مدت و مدیریت منابع در واحدهای خود هستند. سطح تاکتیکی شامل مدیران واحدهای فروش و مدیران بخش‌ها و تیم‌های مختلف سازمان می‌باشد.
سطح عملیاتی (Operational Level)
این سطح، پایین‌ترین سطح سازمانی است و مستقیماً مرتبط با اجرای فعالیت‌های روزمره سازمان است. در این سطح، کارمندان و تیم‌های عملیاتی مسئول انجام وظایف خود هستند. مثال‌هایی از سطح عملیاتی شامل کارگران تولید، پرسنل فروش و کارکنان خدمات مشتریان هستند.
۲. قلمرو
برخی از برنامه‌ها بسیار فراگیراند و برای کل سازمان طرح‌ریزی می‌شوند. برنامه‌های راهبردی معمولا فراگیر هستند و روی تمام سطوح سازمان تاثیر می‌گذارند.
برخی دیگر از برنامه‌ها اختصاصی هستند و محدود به یک بخش از سازمان می‌شوند. برنامه‌های راهکاری و عملیاتی معمولا به یک بخش خاص از سازمان محدود می‌شوند و با جزئیات بیشتری بیان می‌شوند.
۳. مدت زمان
برنامهریزی کوتاه مدت: این نوع برنامهریزی برای مدت زمان کوتاه‌تر از یک سال تا یک ماه و حتی چند هفته استفاده می‌شود. هدف اصلی برنامهریزی کوتاه مدت، برآورده کردن نیازها و اهداف فعلی سازمان است. معمولاً فعالیت‌های روزانه، هفتگی و ماهانه در این نوع برنامهریزی مورد توجه قرار می‌گیرند. مثال‌هایی از برنامهریزی کوتاه مدت: برنامهریزی تولید، برنامهریزی منابع انسانی و برنامهریزی مالی ماهانه یا هفتگی
برنامهریزی میان مدت: این نوع برنامهریزی برای مدت زمانی بین یک تا پنج سال استفاده می‌شود. هدف اصلی برنامهریزی میان مدت، تطبیق بین منابع و ظرفیت سازمان با اهداف بلندمدت است. در این نوع برنامهریزی، عواملی مانند بازار، رقبا، فناوری و محیط کسب و کار در نظر گرفته می‌شوند. مثال‌هایی از برنامهریزی میان مدت: برنامهریزی توسعه محصول، برنامهریزی بازاریابی برای دوره چندساله و برنامهریزی منابع انسانی برای توسعه کادر مدیریتی
برنامهریزی بلند مدت: این نوع برنامهریزی برای مدت زمان بیشتر از پنج سال استفاده می‌شود و تمرکز اصلی آن بر تعیین اهداف بلند مدت و راهبردهای کلی سازمان است. برنامهریزی بلند مدت عموماً توسط مدیران عالی سازمان انجام می‌شود و نیاز به تحلیل دقیق محیط کسب و کار دارد. مثال‌هایی از برنامهریزی بلند مدت: تعیین جهت‌گیری استراتژیک، تصمیم‌گیری درباره توسعه بازار، برنامهریزی سرمایه‌گذاری
۴. استمرار
برنامه‌های یک بار مصرف (Single-use Plans): برنامه‌های یک بار مصرف به برنامه‌هایی گفته می‌شود که برای رسیدن به هدف خاصی طراحی و اجرا می‌شوند و پس از رسیدن به آن هدف، به پایان می‌رسند. این برنامه‌ها معمولاً برای پروژه‌ها، رویدادها یا فعالیت‌های خاصی که یک بار در یک زمان مشخص انجام می‌شوند، استفاده می‌شوند. مثال: برنامه‌های توسعه محصول جدید، برگزاری کنفرانس یک بار در سال، برنامه‌های آموزش و ارتقاء مهارت کارکنان در یک دوره زمانی مشخص و برنامه‌های تغییرات سازمانی.
برنامه‌های ثابت (Standing Plans): برنامه‌های ثابت برنامه‌هایی هستند که به صورت مکرر و دوره‌ای اجرا می‌شوند. این برنامه‌ها برای پوشش نیازهای مداوم سازمان و حفظ پایداری و عملکرد روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرند. برنامه‌های ثابت ممکن است شامل فعالیت‌های روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه باشند. مثال: برنامه‌های مالیاتی سالانه، برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد هفتگی، برنامه‌های ماهانه تعمیر و نگهداری تجهیزات و برنامه‌های سالانه ارزیابی عملکرد کارکنان.
چالش‌های برنامهریزی سازمانی
-
عدم تطابق بین استراتژی و عملکرد
در برخی موارد، بین استراتژی‌های تعیین شده توسط مدیران و عملکرد واقعی سازمان تفاوت وجود دارد. این می‌تواند به علت عدم تفهیم صحیح اهداف، نقص در فرآیند برنامهریزی یا مشکلات در اجرا و پیگیری برنامه‌ها باشد.
-
محدودیت منابع
منابع محدود می‌تواند یکی از بزرگترین چالش‌های برنامهریزی سازمانی باشد. تخصیص منابع بهینه شامل نیروی انسانی، منابع مالی، زمان و تجهیزات است. همچنین، تناسب منابع با اهداف و برنامه‌های سازمانی نیز باید مد نظر قرار گیرد.
-
ناتوانی در پیش‌بینی و مدیریت عدم اطمینان
در محیط کسب و کار، عدم اطمینان و عدم قطعیت وجود دارد. این شامل تغییرات ناگهانی در بازار، تغییر تقاضا، تغییر فناوری و سایر عواملی است که ممکن است بر برنامهریزی سازمانی تأثیر بگذارند. بنابراین مدیران باید رویکردها و راهبردهایی را برای پیش‌بینی و مدیریت عدم اطمینان اتخاذ کنند.
نتیجه‌گیری
اگرچه آینده را به ندرت می‌توان به دقت پیش‌بینی کرد و عوامل غیرقابل کنترل ممکن است در بهترین برنامه‌ها نیز تاثیر بگذارند، ولی اگر برنامهریزی وجود نداشته باشد حوادث و امور به دست شانس سپرده می‌شوند.
با تمام علاقه‌ای که به برنامهریزی وجود دارد و با ضرورتی که به این کار احساس می‌شود، این خطر وجود دارد که برنامهریزی صرفا به یک سرگرمی بی فایده و حتی گمراه‌کننده تبدیل شود. شکست‌های بسیاری در برنامهریزی به علت عدم درک درست از اصول و روش‌های برنامهریزی به وجود می‌آید. بنابراین برای خوب برنامهریزی کردن و ایجاد برنامه‌هایی که با موفقیت همراه باشند، برنامهریزی باید در پرتو اصول و تکنیک‌ها و توسط افراد متخصص انجام شود.
در این زمینه، شرکت تحلیل‌گران هوشمند داده با بهره گیری از یک کادر مجرب و متخصص در حوزه‌های مدیریتی می‌تواند به شما کمک کند برای آینده خود برنامهریزی کنید و تصمیمات درستی بگیرید.
