انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها

1. تعریف سیستم‌ اطلاعاتی
2. انواع سیستم‌های اطلاعاتی

• سیستم پردازش عملیات (TPS)
• سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
• سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS)
• سیستم پشتیبان مدیران ارشد (ESS)
• سیستم مدیریت دانش (KMS)

3. نتیجه‌گیری

چرا باید سیستم‌های اطلاعاتی را بشناسیم؟

این درست مانند پرسیدن این است که چرا کسی باید با حسابداری، امور مالی، مدیریت عملیات، بازاریابی، مدیریت منابع انسانی و یا هر وظیفه دیگری در کسب و کار آشنا شود. فناوری و سیستم‌های اطلاعاتی به جزئی حیاتی از کسب و کارهای موفق تبدیل شده‌اند؛ به همین دلیل مطالعه آن برای اداره و مدیریت امور کسب و کار ضروری است. بنابراین اگر شما می‌خواهید یک مدیر موفق، یک کارآفرین یا یک متخصص کسب و کار شوید باید سیستم‌های اطلاعاتی را به طور کامل بشناسید.

تعریف سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعاتی (Information System) از سخت افزار، نرم افزار، داده، شبکه ارتباطی و افراد تشکیل شده است که به منظور جمع‌آوری، ذخیره، پردازش، انتقال و ارائه اطلاعات برای پشتیبانی از فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های سازمانی طراحی شده است.

از همان ابتدای تمدن، مردم (افراد) برای ارتباط با یکدیگر از انواع گوناگون وسایل فیزیکی (سخت افزار)، رویه‌ها و دستورالعمل‌های پردازش اطلاعات (نرم افزار)، کانال‌های ارتباطی (شبکه‌ها) و داده‌های ذخیره شده (منابع داده) استفاده می‌کردند و در واقع متکی بر سیستم‌های اطلاعاتی بوده‌اند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

۱. سیستم‌های اطلاعاتی پردازش عملیات (transaction processing system=TPS)

سیستم پردازش عملیات یک سیستم اطلاعاتی چند وظیفه ای است که داده‌های مربوط به عملیات سازمان‌ها را جمع آوری و نگهداری نموده و از آن‌ها برای تصمیمات سطوح عملیاتی استفاده می‌کند. این عملیات شامل اطلاعات روزمره و تکراری و رویدادهایی است که سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد؛ مانند: استخدام، فروش کالا، پرداخت حقوق و دستمزد و سفارش خرید. بنابراین وظیفه این سیستم‌ها ثبت فروش‌های انجام شده به مشتریان، خریدهای انجام شده از عرضه‌کنندگان، ثبت تغییرات موجودی و ثبت حقوق پرداختی به کارکنان می‌باشد.

وجه تمایز TPS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی

• این سیستم در تمام سازمان‌ها قابل اجرا است؛ چون تقریبا تمام سازمان‌ها سیستم‌های حقوق و دستمزد، پرداخت و دریافت و خرید دارند.
• تی‌پی‌اس‌ها با اختلاف بسیار کمی در سازمان‌ها به کار گرفته می‌شوند و در ساختار و فرایند تقریبا مشابهت دارند اما سایر سیستم‌ها در هر سازمان متفاوت عمل می‌کنند و باید به طور اختصاصی برای آن سازمان طراحی شوند.

ویژگی‌های سیستم پردازش عملیات

• کاربرد آن بیشتر در سطوح عملیاتی سازمان است.
• با اطلاعات تکراری، روتین و ساخت یافته سروکار دارد.
• باعث ارتقای کارایی سازمان از طریق کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و کاهش زمان انجام کار می‌شود.
• گزارشات سیستم ماهیت روزمره دارد.
• در تصمیمات ساخت یافته کاملا جایگزین انسان می‌شود.
• به صورت بخشی طراحی می‌شود و بر فرایندی خاص از امور عملیاتی سازمان تاکید دارد. مانند انبار، فروش و بازاریابی.

۲. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت (Management Information System=MIS)

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه برای فراهم کردن اطلاعات مربوط به گذشته، حال و آینده سازمان به منظور پشتیبانی از برنامه‌ریزی و کنترل عملیات یک سازمان است.

ام‌آی‌اس تقریبا شکل توسعه یافته سیستم پردازش عملیات (TPS) است. پس از پردازش داده‌های عملیاتی توسط تی‌پی‌اس، خلاصه اطلاعات عملکردی سازمان توسط سیستم اطلاعات مدیریت محاسبه و به صورت گزارش‌های ساختاریافته  در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.

ویژگی‌های سیستم‌ اطلاعات مدیریت

1. پشتیبانی از تصمیم‌گیری: ام‌آی‌اس‌ها با تجمیع و تحلیل داده‌ها و ارائه گزارشات به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتر و مبتنی بر داده‌های قابل اعتماد بگیرند. این تصمیمات ممکن است شامل برنامه‌ریزی منابع، تخصیص بودجه، بهبود فرایندها و استراتژی‌های بازاریابی باشد.
2. بهبود کارایی و بهره‌وری: با دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌موقع، مدیران می‌توانند مشکلات و نقاط ضعف را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند. علاوه بر این، خودکارسازی فرایندها و استفاده از ابزارهای اطلاعاتی می‌تواند زمان و هزینه را کاهش دهد.
3. افزایش انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: سیستم‌های اطلاعات مدیریت به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به تغییرات در محیط کسب‌وکار سریعاً واکنش نشان دهند. با دسترسی به اطلاعات به‌روز و قابل اعتماد، مدیران می‌توانند به تغییرات راهبردی و عملیاتی پاسخ دهند و استراتژی‌های مناسب را اجرا کنند.
4. بهبود ارتباطات داخلی و خارجی: با استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت، ارتباطات بین اعضای سازمان بهبود می‌یابد و اطلاعات به‌طور سریع و دقیق منتقل می‌شوند. این بهبود در ارتباطات باعث کاهش تداخل‌ها، افزایش هماهنگی و تعامل بهتر بین اعضای سازمان و کاهش خطاهای ارتباطی می‌شود.
5. حفظ امنیت اطلاعات: ام‌آی‌اس‌ها امنیت اطلاعات سازمان را تضمین می‌کنند. با استفاده از مکانیزم‌های امنیتی مانند سیستم‌های رمزنگاری و مجوزدهی، می‌توان دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مهم سازمان را محدود کرد و از سرقت، از دست دادن و تغییرات غیرمجاز اطلاعات جلوگیری کرد.

۳. سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان تصمیم‌گیری (Decision Support System=DSS)

سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری یک سیستم تعاملی است که اطلاعات، مدل‌ها و ابزارهای دستکاری داده‌ها را ارائه می‌کند. این سیستم به تصمیم‌گیرندگان در مسائل نیمه ساختاریافته و بدون ساختار که در این موقعیت‌ها هیچکس نمی‌داند چگونه باید تصمیم گرفت، کمک می‌کند؛ بنابراین دی‌اس‌اس‌ها در سطوح عالی سازمان کاربرد بیشتری نسبت به سطوح میانی و عملیاتی دارند.

DSSها با به‌کارگیری مدل‌های تحلیلی، پایگاه داده‌های تخصصی، قضاوت و بینش تصمیم‌گیرندگان و یک فرایند تعاملی تدوین شده مبتنی بر رایانه از تصمیمات سازمانی پشتیبانی می‌کند. این سیستم‌ها کاربرد وسیعی در حوزه‌های کاربردی مانند تولید، مالی، بازاریابی، مدیریت منابع انسانی و برنامه‌ریزی راهبردی دارند.

ویژگی‌های سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری

1. از تصمیم‌گیری فردی و تصمیم‌گیری گروهی پشتیبانی می‌کند.
2. انعطاف‌پذیر است به طوری که کاربران بر حسب تغییراتی که به وجود می‌آید می‌توانند تیمی را نسبت به نیاز خود شکل دهند و عناصر اصلی را حذف، اضافه یا سازماندهی مجدد کنند.
3. تصمیم‌گیرنده بر تمامی مراحل تصمیم‌گیری در حل یک مسئله تسلط دارد.
4. داده‌ها و مدل‌ها را به صورت مجموعه‌ای یکپارچه با هم تلفیق می‌کند.

مزایای سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری

• ارائه اطلاعات مفید و جامع
• پشتیبانی در فرایند تصمیم‌گیری
• افزایش سرعت و دقت فرایند تصمیم‌گیری
• کاهش ریسک در تصمیم‌گیری‌ها
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه
• اثربخش کردن کار تیمی
• افزایش سطح رضایت کاربران

۴. سیستم پشتیبان مدیران ارشد (executive support system=ESS)

مدیران ارشد به اطلاعاتی متفاوت از اطلاعات مورد استفاده مدیران میانی و عملیاتی نیاز دارند. مدیران ارشد به اطلاعات دقیق و خلاصه نیاز دارند و لازم است که بتوانند به سرعت به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

ای‌اس‌اس‌ها می‌توانند اطلاعات جامعی را از داخل و خارج سازمان جمع‌آوری کنند و آن‌ها را در قالبی قابل فهم و قابل استفاده برای مدیران ارشد ارائه دهند. این سیستم‌ها برای کمک به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و موقعیت‌های پیچیده استفاده می‌شوند. در واقع ESSها ترکیبی از MIS و DSS هستند.

ویژگی‌های سیستم پشتیبان مدیران ارشد

• ارائه دیدگاه جامع از سازمان: یکی از نقش‌های کلیدی مدیران ارشد داشتن دیدگاه جامع از سازمان و درنظر گرفتن سازمان به عنوان یک کل واحد است.
• پشتیبانی از برنامه‌ریزی استراتژیک: ESSها با ارائه اطلاعات استراتژیک و ابزارهای تحلیلی، به مدیران ارشد کمک می‌کنند به برنامه‌ریزی استراتژیک یعنی تعیین اهداف بلندمدت سازمان، تعیین راهبردها و تصمیمات استراتژیک برای رسیدن به اهداف موردنظر بپردازند.
• پشتیبانی از سازماندهی و تامین نیروی انسانی در بلندمدت: ای‌اس‌اس‌ها با تدوین و نظارت بر استراتژی‌های منابع انسانی، نظارت بر عملکرد کارکان و پیش‌بینی نیازهای نیروی انسانی باعث افزایش بهره‌وری و اتخاذ تصمیمات موثر در این زمینه می‌شوند.
• حمایت از مدیران در شرایط بحرانی: سیستم‌های پشتیبان مدیران ارشد می‌توانند با ارائه سریع اطلاعات به‌روز، تحلیل و پیش‌بینی اثرات بحران و مدیریت ارتباطات در شرایط بحران به مدیران ارشد کمک کنند.

۵. سیستم مدیریت دانش (Knowledge Management System=KMS)

سیستم مدیریت دانش یک سیستم اطلاعاتی است که طراحی شده تا فرایند جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، به اشتراک گذاری و مدیریت دانش سازمانی را انجام دهد. هدف اصلی این سیستم، ایجاد یک محیط سازمانی است که بتواند دانش و تجربیات افراد مختلف را گردآوری کرده و به اشتراک بگذارد تا به بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بهتر در سازمان کمک کند.

در هر سازمانی اطلاعات و دانش مهمی وجود دارد که در اختیار افراد یا گروه خاصی قرار دارد؛ بنابراین نیاز است صاحبان دانش و دانش آن‌ها برای انتقال به دیگران به موقع شناسایی، ثبت و نگهداری شوند. اغلب سازمان‌ها از دانش پایه خود بی‌اطلاع هستند و مدارک نشان می‌دهد که این دانش به علت خروج کارکنان یا هزینه مربوط به شناسایی، ذخیره و انتقال از بین می‌رود. مدیریت دانش تلاش می‌کند با استفاده از روش‌ها و تکنیک‌های مدیریتی دانش‌های موجود در ذهن کارکنان، دانش نهفته در روش‌های نامکتوب، دانش شخصی به کار رفته در مراودات، عقاید، بینش‌ها، رفتارها و ارزش‌ها را کشف کرده و به ثبت برساند تا به صورت آشکار دردسترس و قابل استفاده باشند. بنابراین KMSها به وجود آمدند تا از فرایند مدیریت دانش در سازمان‌ها حمایت کنند.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت دانش

1. افزایش بهره‌وری
2. به‌روزرسانی سریع دانش در سازمان
3. ارتقا سطح تصمیم‌گیری‌ها
4. کاهش تکرار فرایندها در سازمان
5. ایجاد فرهنگ یادگیری سازمانی و تشویق اعضا به اشتراک گذاری دانش
6. ارتقای همکاری و تعامل بین کارکنان
7. حفظ دانش و تجربیات فردی
8. کاهش خطا و ریسک

نتیجه‌گیری

سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک جزء اساسی از سازمان‌ها و موسسات، نقش بسیار حیاتی در پشتیبانی از فرایندها، تصمیم‌گیری‌ها و بهبود عملکرد ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها با استفاده از فناوری‌های مختلف اطلاعاتی امکانات جمع‌آوری، پردازش و ارتباطات داده‌ها را ارتقا می‌دهند. امروزه در هر سطح سازمان با توجه به نیازهای مخصوص آن بخش از انواع خاصی از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌شود که می‌تواند تاثیرات مختلفی روی سازمان و بخش‌های آن بگذارد. بنابراین شناخت صحیح انواع سیستم‌های اطلاعاتی از اهمیت بالایی برخوردار است.

منبع: کتاب سیستم‌های اطلاعات مدیریت پیشرفته (محمدعلی سرلک، حسن فراتی)