مدیریت دانش | مزایا و چالش‌ها

1. تعریف مدیریت دانش
2. تفاوت دانش و اطلاعات
3. انواع دانش
4. مزایای مدیریت دانش
5. چالش‌های مدیریت دانش
6. مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی

امروزه در میان حجم عظیمی از اطلاعات و دانش، سازمان‌ها نیازمند هماهنگی و سازماندهی منابع خود می‌باشند. مدیریت دانش فرایندی است که طی آن سازمان، دانش مفید را دریافت، انتخاب و سازماندهی کرده و در مواقع لازم از آن استفاده می‌کند. بنابراین مدیریت دانش به یکی از فرایندهای مهم در سازمان‌ها تبدیل شده است و به کارگیری آن در هر سازمانی ضروری است.

تعریف مدیریت دانش

مدیریت دانش یا Knowledge Management (KM) به مجموعه فعالیت‌ها و روش‌هایی گفته می‌شود که برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، به اشتراک گذاری و بهره‌برداری از دانش و تجربیات موجود در سازمان به منظور ایجاد ارزش و بهبود عملکرد استفاده می‌شود. هدف اصلی مدیریت دانش، ایجاد یک محیط سازمانی مناسب برای تبادل دانش، یادگیری سازمانی، پیدا کردن راهکارهای نوآورانه و افزایش کارآمدی و عملکرد سازمان است.

برخی دیگر از دیدگاه‌های ارائه شده در مورد مفهوم مدیریت دانش به این صورت می‌باشند:

• هنر ارزش آفرینی از دارایی‌های نامحسوس یک سازمان (Sveiby)
• شیوه اخذ مهارت‌های مبتنی بر دانش و سپس ذخیره و اشاعه دانش درون کسب و کار، همچنین تلاش نظام‌مند و سازمان یافته برای استفاده از دانش درون یک سازمان برای بهبود عملکرد (KPMG)
• مدیریت دانش یعنی کاهش کنترل روی کارکنان و مشارکت آنان در خلق و تسهیم دانش برای تقویت شدن راهبرد سازمان نوآور (Takeuchi)
• ارائه دانش مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب، تا به این وسیله دانش، تولید و منتشر شده و اقدامات بر اساس آن صورت گیرد (Holm)

تفاوت دانش و اطلاعات

• دانش واضح، ساده یا قطعی نیست بلکه ممکن است نامرتب، نیمه ساخت یافته و حتی فاقد ساختار باشد.
• دانش شهودی است و انتقال آن مشکل است و بیان آن با کلمات و تصاویر به سختی صورت می‌گیرد.
• همیشه بخش عمده دانش در ذهن کارکنان یک سازمان ذخیره می‌شود نه در یک پایگاه اطلاعاتی.
• اگر بتوان اطلاعات را برای انجام دادن آن‌چه مورد نظر است استفاده کرد آن‌گاه اطلاعات به دانش تبدیل می‌شود.
• دانش امکان پیش‌بینی، یافتن ارتباطات یا تصمیم‌گیری برای آینده را فراهم می‌کند درحالی که اطلاعات تنها واقعیت‌ها را ارائه می‌دهد نه بیشتر.
• اطلاعات  به شکل داده‌های ساختار یافته و دارای قالب است. اطلاعات را می‌توان به صورت صریح ذخیره کرد.
• برخلاف دانش، اطلاعات به صاحب آن بستگی ندارد. وقتی افراد از شرکت خارج می‌شوند دانش هم خارج می‌شود اما اطلاعات باقی می‌ماند.
• اطلاعات ساکت و خاموش هستند تا زمانی که افراد آن‌ها را تفسیر و پردازش کرده و از آن استفاده کنند؛ درحالی که دانش به دارندگان خود توانایی اقدام فکری یا فیزیکی می‌دهد.

انواع دانش

• دانش ضمنی (Tacit Knowledge)

دانش ضمنی دانشی است که به صورت ناخودآگاه و غیرقابل انتقال به دیگران درون فرد وجود دارد. این نوع دانش شامل مهارت‌ها، تجربیات، ادراکات، مفاهیم فردی و اعتقادات است که فرد در طول زمان از طریق تجربه و فعالیت‌های خود به دست می‌آورد.

دانشی است که احساس یا درک می‌شود اما نمی‌توان آن را به صورت مکتوب بیان کرد.

این نوع دانش به دلیل بیان نشدن و ضمنی بودن، به سادگی قابل انتقال و اشتراک‌گذاری نیست و افراد می‌توانند از طریق تعاملات اجتماعی، تجربیات عملی و تمرینات مستمر به دانش ضمنی دست پیدا کنند.

برای اشتراک‌گذاری دانش ضمنی، معمولاً از روش‌هایی مانند مشارکت در فعالیت‌های عملی، مربیگری، تجربه مستقیم و تمرین مکرر استفاده می‌شود. همچنین، استفاده از فرآیندهایی مانند نمایش کار، داستان‌ها، گفتگوها و تجربه‌های گروهی می‌تواند به انتقال دانش ضمنی کمک کند.

• دانش عینی یا صریح (Explicit Knowledge)

دانش عینی دانشی است که به صورت صریح وجود دارد و قابلیت انتقال به دیگران، تبدیل و ارائه دارد. این نوع دانش شامل اطلاعات، فرمول‌ها، قوانین، روش‌ها، راهنماها، توصیفات دقیق و دستورالعمل‌ها است که به راحتی بیان و به اشتراک گذاشته می‌شود.

دانش عینی خارجی و قابل مشاهده بوده و می‌تواند به صورت کتاب‌ها، مقالات، فیلم‌ها، داده‌ها، پایگاه‌های دانش، سامانه‌های کامپیوتری و سایر رسانه‌ها ثبت شود.

این دانش به آسانی تشخیص، نوشته، رمزگذاری، ذخیره و انتقال داده می‌شود.

دانش صریح قابلیت مستندسازی، اخذ و انتشار آسان در شکل‌های گوناگون را دارد؛ بنابراین می‌توان آن را در سراسر سازمان به شکل قوانین و رهنمودها بیان کرد.

تفاوت دانش ضمنی و دانش صریح

 دانش صریح دانستن درباره یک موضوع است درحالی که دانش ضمنی دانستن نحوه انجام کار می‌باشد. به طور مثال یک فارغ التحصیل مهندسی کشاورزی درباره بهترین زمان و محل کشت سویا و بهترین خاک و کود برای کشت دانه‌های سالم و مرغوب اطلاعات دارد. او می‌تواند نمونه‌های خاک را آزمایش کند، شرایط آب و هوایی را بررسی کند و برای دوره رشد و درو برنامه‌ریزی کند. از سوی دیگر یک کشاورز سویاکار احتمالا هیچ کدام از موارد فوق را نمی‌داند اما براساس سال‌ها تجربه می‌داند چگونه یک محصول موفق کشت کند. اگر از فارغ التحصیل مهندسی کشاورزی در مورد نحوه رشد سویا بپرسیم می‌تواند گزارش علمی کاملی در مورد آن بنویسد اما کشاورز با این که نحوه رشد عالی یک محصول را می‌داند احتمالا نمی‌تواند دستورالعمل دقیق و واضحی در این باره ارائه دهد.

در سازمان هم به همین صورت افراد بسیاری هستند که نحوه انجام امور خاصی را می‌دانند ولی قادر به ارائه دستورالعمل دقیق و صریح در مورد آن و انتقال آن به دیگران نیستند.

بیش از ۸۰ درصد دانش با ارزش سازمان، دانش ضمنی است که به آسانی اخذ و منتقل نمی‌شود؛ بنابراین برای سازمان‌های موفق یافتن شیوه‌های انتقال دانش صریح و ضمنی امری حیاتی است.

مزایای مدیریت دانش

1. افزایش قابلیت رقابت: مدیریت دانش با ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان، این امکان را ایجاد می‌کند تا در مقابل رقبای خود برتری پیدا کنید.
2. ایجاد نوآوری: مدیریت دانش از طریق تسهیل تبادل دانش و تجربیات بین اعضای سازمان و فراهم کردن فضایی برای ایجاد ایده‌ها و نوآوری، به ارتقای فرهنگ نوآوری در سازمان کمک می‌کند. این فرهنگ نوآوری می‌تواند به ایجاد محصولات و خدمات جدید و استفاده از راهکارهای خلاقانه منجر شود.
3. بهبود عملکرد سازمانی: با اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات، جلوگیری از تکرار اشتباهات قبلی، افزایش دسترسی به اطلاعات کاربردی و بهره‌برداری از دانش تخصصی افراد، سازمان به طور کلی بهبود می‌یابد.
4. افزایش همکاری و ارتباطات: در فرایند مدیریت دانش افراد می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند، از دانش و تجربیات یکدیگر استفاده کنند و با همبستگی و تعامل بیشتر، عملکرد گروهی با کارایی بهتر را تجربه کنند.
5. حفظ دانش سازمانی: با پیاده سازی مدیریت دانش، سازمان می‌تواند دانش و تجربیات کلیدی افراد را در دسترس نگه دارد و از از دست رفتن آن‌ها جلوگیری ‌کند. این امر برای سازمان‌ها بسیار حیاتی است زیرا با از دست دادن دانشی که ارزشمند بوده و به دست آوردن آن هزینه‌بر است، سازمان ممکن است با مشکلاتی مواجه شود.
6. کاهش هزینه‌ها: سازمان می‌تواند از تکرار کارها و اشتباهات پیشین جلوگیری کند و بهبودهایی در فرآیندها و عملکرد داشته باشد که می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و هزینه منجر شود.
7. افزایش اعتماد و رضایت مشتریان: با بهبود عملکرد سازمان، مشتریان بهترین خدمات و محصولات را دریافت می‌کنند. این امر باعث افزایش اعتماد و رضایت مشتریان می‌شود و می‌تواند به ایجاد روابط بلندمدت با مشتریان و جلب مشتریان جدید کمک کند.

چالش‌های مدیریت دانش

1. جمع‌آوری و سازماندهی دانش: اطلاعات و دانش در سازمان‌ها به صورت پراکنده در سیستم‌ها، پایگاه داده‌ها، سند‌ها و ذهن افراد ذخیره می‌شوند و نیاز به سازماندهی و دسته‌بندی دارند تا به درستی قابل دسترسی و بهره‌برداری باشند.
2. ایجاد فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش: ایجاد فرهنگی که افراد در آن دانش خود را به اشتراک بگذارند، چالشی مهم در مدیریت دانش است. برخی از عوامل مانند ترس از از دست دادن قدرت و رقابت، نبود زمینه‌ها و ابزارهای مناسب برای به اشتراک‌گذاری دانش و عدم تشویق به اشتراک‌گذاری می‌تواند موانعی در ایجاد فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش باشند.
3. حفظ دانش و جلوگیری از از دست رفتن آن: افراد ممکن است به دلایل مختلف مانند استعفا، بازنشستگی و… سازمان را ترک کنند و دانش خود را با خود ببرند. در نتیجه، لازم است راهکارهایی برای ثبت و نگهداری دانش، اطمینان از قابلیت دسترسی به آن و جلوگیری از از دست رفتن آن ایجاد شود.
4. ارزیابی اثربخشی مدیریت دانش: دانش به صورت ضمنی و غیرقابل محاسبه در سازمان وجود دارد. بنابراین، تعیین معیارها و روش‌های مناسب برای ارزیابی اثربخشی مدیریت دانش می‌تواند مشکل باشد.

مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی

مدل نوناکا و تاکوچی یکی از مدل‌های مدیریت دانش است که می‌توان از آن در ایجاد و تبدیل دانش استفاده کرد. هر سازمان معمولاً دانش ملموس و ناملموس را به شکلی که ما به عنوان دانش ضمنی یا صریح می‌شناسیم، جذب، کدگذاری یا ارائه می‌کند.

بنابراین، مدل نوناکا و تاکوچی یکی از مدل‌هایی است که می‌تواند بیانگر تبدیل دانش از ضمنی به صریح و یا برعکس باشد.

اجتماعی‌سازی (Socialization): اجتماعی‌سازی شامل به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی بین اعضای سازمان است. این انتقال دانش ممکن است از طریق تجربیات مشترک، تماشا، شرکت در فعالیت‌های گروهی و… صورت گیرد. این فعالیت به ایجاد یک بستر برای تبادل دانش ضمنی و یادگیری از یکدیگر کمک می‌کند.

برونی‌سازی (Externalization): در برونی‌سازی، دانش ضمنی به دانش صریح تبدیل می‌شود. این انتقال دانش می‌تواند از طریق ساختن مدل‌ها، تبدیل تجربیات به داستان‌ها، توضیح فرآیندها و استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مشخص صورت بگیرد.

درونی‌سازی (Internalization): در درونی‌سازی، دانش صریح توسط اعضای سازمان به دانش ضمنی تبدیل می‌شود. این انتقال دانش می‌تواند از طریق تمرین، تجربه عملی و به‌کارگیری دانش صریح در فعالیت‌های عملیاتی صورت گیرد. این فعالیت به تثبیت و یادگیری دانش صریح کمک می‌کند.

ترکیب (Combination): در ترکیب، دانش صریح موجود در سازمان توسط اعضای سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این انتقال دانش می‌تواند از طریق مستندسازی، نگهداری و به اشتراک‌گذاری دانش صریح در پایگاه‌های دانش، سامانه‌های تولید دانش و سایر وسایل قابل دسترس صورت بگیرد. این فعالیت به ایجاد امکان استفاده مجدد از دانش صریح و افزایش قابلیت دسترسی به آن کمک می‌کند.

نتیجه‌گیری

در عصر حاضر، مدیریت دانش یکی از مهم‌ترین عوامل توانمندساز در زمینه بهبود عملکرد سازمان می‌باشد. شناخت و به‌کارگیری مدیریت دانش یکی از ویژگی‌های سازمان‌های پویا و پیشرو است تا از این طریق بتوانند بهتر به اهداف خود دست پیدا کنند و با سایر سازمان‌ها رقابت کنند. در عصر ارتباطات و اطلاعات بهره‌گیری از دانش در محیط سازمانی امری ضروری است زیرا بدون آن ادامه حیات و گزینش در میدان رقابت دشوار خواهد بود.